コピー機の保守契約を生かす

【もしも保守契約が無かったら】
今は電子データも普及していますが、それでも紙媒体のデータは無くなっていません。その紙媒体のデータを生み出すのに欠かせないのがコピー機です。今でも多くのオフィスには業務用のコピー機が置かれていることでしょう。
しかし、コピー機も使い続けていれば故障する事はあります。そうなれば、日々の業務に支障が出ることもあるでしょう。当然修理費用もかかりますし、その額は10万円以上という高額になることもあります。
その備えとして、保守契約があるのです。万が一故障しても修理費用を抑えたり、迅速に修理を行ったりするためには欠かせません。そんな保守契約にも幾つかの種類がありますので、その中でも有名なものをご紹介いたします。

【カウンター保守契約とは】
保守契約の中でも、最も選択されているのがカウンター保守契約です。この保守契約の特徴は、コピー一枚ごとに使用料(カウンター料金)がかかるということです。そのため、印刷枚数が多いほどカウンター料金が加算されることになります。その反面、トナーや修理費が無料というメリットがありますし、突発的に高額な修理費用を請求されるということもありません。ただし印刷枚数や契約内容によっては割高になってしまう事があるため、費用を抑えるためには事前のお見積りが必要になるでしょう。

【スポット保守契約とは】
カウンター保守契約と対を成すのが、スポット保守契約です。こちらは、毎月のカウンター料金などは発生しませんし、もしも一度も故障しなければ、修理費用はゼロです。しかしトナーも修理費は必要ですし、故障内容によっては唐突に大きな出費を強いられる事があります。短期間の使用、もしくは大きな故障と同時にコピー機を手放す場合などは、こちらの方が適している事があります。
他にも保守契約はあり、状況に応じてどれを選択するのか考える必要があります。最もメジャーなカウンター保守契約が結ばれる事も多いですが、必ずしもこの保守契約が最も優れているとは言い切れません。損をしないためにも、コピー機の修理業者と一度相談されてはいかがでしょうか。

コピー機はこまめに修理して大きなトラブルを防ぐ

コピー機修理の大切さ

事務所やオフィスでは欠かせない存在となっているコピー機が故障してしまうと、いろいろな業務がストップしてしまうので、大変な事になります。
そのため、素早くコピー機修理を行うのですが、大きなトラブルが起きた時には、すぐにコピー機修理ができないこともあります。
そのような状態を防ぐためにも、ちょっとした不具合でも放置せずにコピー機修理をしておきましょう。
また、こまめにコピー機修理をしていれば、大きなトラブルの予兆を発見できることもあることから、コピー機修理にはコピー機の状態をチェックするという意味も含まれると言えるでしょう。

コピー機修理は誰がする

コピー機の不具合にも色々な症状がみられますので、起きた不具合によっては自分でコピー機修理ができることもあるでしょう。しかし、なんでも自分で直そうとするのはあまりおすすめできません。
何が起こっているかも理解せずコピー機修理に手を出してしまえば、かえって状況が悪化してしまうこともあるからです。
自分でコピー機修理をするのなら、過去に経験あるものや、間違いなく直すことができる自信があるものだけに押さえておくと良いでしょう。
自分で直せないと判断したコピー機修理については、コピー機修理を扱っているプロに依頼るようにしましょう。

その他OA機器も

コピー機以外にも、複合機やプリンターなど会社には欠かせないOA機器はたくさん存在しますので、コピー機修理以外にも、不具合のあるOA機器については早めに修理しておくのがおすすめです。
その修理についても、コピー機修理と同様になんでも自分でやろうとはせず、時には修理のプロの力を借りることも視野にいれておきましょう。
プロにコピー機やOA機器の見せることで、自分で気づくことができないトラブルについても発見できることがあります。

トナーの取扱に要注意

トナーって何で出来てるの?
トナーはレーザープリンタやコピー機で利用される粉で、インクジェットプリンタのインクのようなものです。
トナーは非常に細かいプラスチックの粉末に顔料や黒煙などが付着されたもので、静電気と熱により紙に対して定着させる仕組みを取っており、インクジェットプリンタのような、紙にインクが滲むような現象が起きません。

トナーカートリッジについて
トナーは、通常カートリッジに詰められた状態で供給されています。トナーが切れた場合はトナーカートリッジごと差し替えることで再び印刷可能になりますが、これらは開封することが出来ません。なぜならトナーは大変細かい粉末なので、万が一カートリッジ外部に漏れると収集がつけられない自体になってしまいます。空気中に漂い人の肺に入ることは考えられますが、健康上のリスクはないと言われているものの、やはり不安なものですし、万が一空気中に充満したまま、火花や炎に引火すると爆発的に燃焼する粉塵爆発の危険があります。

再生トナーについて
トナーカートリッジは通常、メーカーごとに回収を行なっています。しかしこのカートリッジを全く別のメーカーが回収し、自社でトナーを充填し格安で販売しているものがあります。リサイクルトナーとも言われていますが、純正品に比べるとかなり安価なので好んで使われる場合もあるようです。
しかし、純正品ではないので、万が一トラブルが起きた場合の保証など、特に本体側の故障などの保証が効かなくなる場合があるので、自己責任での使用が必要になることは覚悟しておかなければいけません。

故障前と故障後

・定期的に使う
主に家庭用コピー機ははインクジェットと呼ばれる種類になり、ヘッドと呼ばれる部分からインクを吹き付けて定着させる方式です。そしてインクは一度セットすると、インクカセットの口が開いたままの状態になるため、使わない状態が続くとインクが固まってしまい目詰まりを起こすことがあります。使っている方が消耗していくイメージがありますが、コピー機に関しては使わないほうが寿命が縮まってしまうのです。購入してすぐにコピー機を修理なんてことにならないように、最低でも1ヶ月に2回は使うようにしましょう。

・ヘッドクリーニング
1ヶ月に2回というと、大したことないように思えますが、年賀状を作るときなど本当に一時的にしか使わない人にとっては難しいことかもしれません。しかし、普段コピー機を使わなくても、定期的にヘッドクリーニングを掛けることで目詰まりのリスクを軽減し、コピー機を修理する事態をさけることにつながります。ヘッドクリーニングとは文字通りヘッドをクリーニングすることです。とはいっても、物理的にヘッドを外して洗うのではなく、コピー機の元々の機能としてあるのです。種類によってはパソコンから操作するものもありますが、液晶がついているコピー機であれば、パソコンを使わずに操作できます。

・それでも故障したら
いくら気をつけていても、故障してしまうことはあります。ヘッドクリーニングをしても目詰まりが解消されない場合は、コピー機を修理に出すしかありません。しかし、家庭用のコピー機は修理するよりも買った方が安いこともあります。機種や性能にもよりますが、何年も使っているコピー機を修理するというのであれば購入したほうが良いかもしれません。

印刷が綺麗にできないときにチェックするポイント

原稿が汚れていませんか?

意外と多いのが原稿自体の汚れが読み取られている場合です。原稿を見たときには大して目立たない汚れでも、コピーする際のスキャンでは暗い影のように写り込んでしまうことがあり、結果として印刷した紙にそれが筋のように入る場合があるようです。
両面印刷の原稿の場合、裏面の文字や図面が表側にスケて見えていると、印刷したものが汚れているように見えることもあります。

コピー機自体が汚れていませんか?

コピー機のスキャナー部分などが汚れていると、原稿は綺麗でも、その汚れが読み取られてしまい、結果として印刷物の汚れに繋がります。
スキャナー部分のガラスなどは定期的に綺麗に拭き掃除をしておくことが重要です。また、クリップや付箋など、原稿についていたものがスキャナー部分に残ってしまい、それが写り込んでいることも考えられますので、コピー時は前もってスキャナー部分にそういったものが残っていないかをチェックしておくのがおすすめです。

ドラムなどが汚れていませんか?
コピー機の中、特にレーザープリンタータイプをご利用の際は、ドラムと呼ばれる部品があるのですが、これが汚れていると、印刷時の汚れに繋がります。ただし、ドラム有ニットは基本的に交換を行なうものですから、拭き掃除などを行なうと印字不良、故障の原因になります。
ドラムについては寿命が決められているので、コピー物に汚れが目立ち始めたら、ドラムの交換を依頼するのがおすすめです。

しかし、これ以外が原因の印刷不良も考えられますので、その際はコピー機の修理をメーカーや専門業者にご相談されるのがおすすめです。

たかが紙詰まり。されど紙詰まり。

大したことのないトラブルに思えますが・・・
コピー機の紙詰まりにお悩みの方は多いと思いますが、一時的なもの、些細なトラブルだと思って放置している場合もあるようですが、もし可能なら早めに修理の依頼を出されるのがおすすめです。なぜなら、その大したことのないトラブルだと思っていた紙詰まりが、実は業務効率に多大な影響を与えている可能性があるからです。
例えば、毎日100枚の書類のコピーをするために、毎回5分程度紙詰まりの対応をしていたらどうでしょうか。1回は5分かもしれませんが月に20日と考えたら100分以上損をしています。これが社員の数だけ発生しているとしたら、こんなにもったいないことはありません。

紙詰まりの原因は?
紙詰まりの原因には、気候、紙の種類、コピー機自体の問題の3つに大別することができます。まず気候ですが、湿気が多い時は紙同士がくっつきやすいので、どうしても紙詰まりが起きやすいと言われています。また、紙の種類については購入したコピー用紙が紙詰まりしやすいもの、ということが考えられるためです。いずれにしても、紙をセットする際に紙をさばく(バラバラとめくっておく)と紙詰まりを起こしにくくなるとも言われています。また、純正品のコピー用紙を使用すると紙詰まりをしにくいというケースも有るようです。
しかしコピー機自体の問題だとしたら、問題は少し複雑です。コピー機の中には紙を送るためのローラーが多数設置されていますが、これらのどれかが故障していたり、劣化していると紙詰まりを起こしやすくなってしまいます。

早めの対処が必要不可欠です
コピー機を管理されている方は、出来れば紙詰まりが頻発しているのなら早めにコピー機修理の専門業者にご依頼されることをおすすめします。ついでにその他の部分の修理をお願いしておけば、今までの不調がウソのようにスムーズにコピー機が使えることもあります。今後のことを考え、検討しておくと良いでしょう。

これからも活躍するコピー機

まだまだ現役のコピー機
インターネットやコンピューターの発達が目覚しく、今まで膨大な紙媒体を使ってやっていた作業も、ディスプレイの中だけで済むことが多くなってきました。乗り物や映画などの予約チケットも、わざわざ印刷して行かなくても、ICカードやスマートフォンでOKな所も増えてきています。こんな時代ですから、紙を複写するコピー機なんて活躍の場がなくなってきているのでは・・・・・・と思ってしまいますが、意外にもコピー機はまだまだ現役で頑張っています。

チェックや打合せは紙で
企業によっては、パソコンやタブレットで作業確認をしたり、会議をしたりするところもあるかもしれませんが、未だ、紙で出力してチェックや打合せを行う企業が多数派です。全体を眺めることでおかしい場所に気付くことがあったり、打合せをしながら付け足し・削除を書き込めるという点で、紙媒体のメリットもあるからです。こうした紙媒体のチェックや打合せには、何部も複製を作れるコピー機が便利です。手を加えた資料をその場でコピーして皆に配布することもできます。

コピー機は精密機器
そんな便利なコピー機も実際は精密な機器。紙を給排紙したり、インクを紙に印刷するのに多くの部品が作動します。消耗品もあれば摩耗で劣化していくものもあるので、時間と共に不具合が出るのは否めません。しかし定期的にメンテナンスを行い、早めに修理等を行えば、長年に渡って使うことのできる機器でもあります。簡単な交換作業なら良いですが、内部のメンテナンスや清掃・修理などはコピー機修理業者に依頼することをお勧めします。

使い古したコピー機にご用心

大切なコピー機を守る!
現代はパソコンやスマートフォンなどが普及し、膨大な書籍や資料をデジタルデータにして持ち歩くようになりました。そのような現代でも、まだまだ紙の資料は大きな割合を占めています。それだけに、今でも一般住宅からオフィスまで幅広い場所でコピー機が利用されています。しかし、使用していればどうしてもコピー機の修理は必要になります。いざという時に困らないよう、コピー機の修理には備えておきましょう。

コピー機の寿命とは?
コピー機の修理に備えるには、コピー機の寿命を知ると良いでしょう。コピー機の寿命の指標となるのが「耐用年数」と「コピー枚数」です。環境にもよりますが、耐用年数は5年、コピー枚数は300万枚が目安になっています。使用頻度が高ければ早く傷みますし、仮に全く使用しなかったとしても内部の部品は劣化していきます。そうなりましたら、コピー機の修理か買い替えが必要になります。

コピー機の修理に備える
当たり前ですが、コピー機の修理は有料ですし、その間コピー機を使用することもできません。コピー機修理の前に、まずはトラブルを起こさないように気を付けましょう。コピー機のトラブルとして最も多いのが、紙詰まりです。コピー機を使用する際は指定された用紙を用い、異物などが混入しないようにしましょう。コピー機は繊細なので、ちょっとしたゴミが紙詰まりを引き起こす恐れがあります。また、コピー機修理の際は保守契約を結んでおくとスムーズでしょう。「カウンター方式」「トナー方式」などがあり、使用環境に合わせて契約を結ぶようにしましょう。コピー機の修理は時間が掛かりがちですし、その費用も安くはありません。コピー機の修理について事前に考えておくことによって、その被害を最小限に抑えられることでしょう。

純正インクと互換インク

互換インクとは
大量のコピーを必要とする際、どうしても気になるのがインク代ではないでしょうか。家庭用にしろ業務用にしろ、コピー機の節約できる部分は節約したいものですよね。そのための選択肢として、「互換インク」を使用している方も多いことと思います。互換インクとは、プリンターメーカーが作った物ではない、非純正のオリジナルインクのことを言います。互換インクでは「品質は大丈夫なの?」と疑問に思う方もいると思いますが、それらもまた厳しい品質チェックの末に世に出されるため、高品質の物なら純正インクと遜色のない物になっています。しかし、注意しなければコピー機の修理が必要になるかもしれません。

互換インクのメリットとデメリット
互換インクの最大のメリットが、その価格の安さでしょう。大量にコピーする際はもちろん、コピー機のヘッドクリーニングも気軽に行うことができます。長期的にコピー機を使用するほど、このメリットは大きなものになるでしょう。しかし、やはりデメリットも存在します。基本的に、互換インクによってトラブルが発生した場合、コピー機修理においてメーカーの保障を受けられなくなります。最悪の場合、互換インクにしてすぐに故障し、保障も受けられず業務もストップしてしまうという事態になりかねません。また、互換インクメーカー同士を併用した場合、コピー機トラブルのリスクを高めることになりかねません。品質もメーカーによってまちまちであり、信頼性の低いインクを購入してしまうと目も当てられません。

コピー機修理を避けるために
品質が高く、万が一のコピー機修理の保障も行ってくれる純正インク。低価格だが、コピー機トラブルのリスクが高い互換インク。どちらを取るのかは各々の判断に任されますが、どちらにしてもコピー機修理の業者を知っておくことは重要でしょう。近年は複雑な構造を持つコピー機もあり、その修理が簡単に行えないケースもあります。特に業務用の場合、一刻も早くコピー機を修理しなければ業務に支障が出ることでしょう。トラブルによるダメージを最小限にするためにも、最悪のケースを想定してコピー機修理の準備を整えましょう。

コピー機に起こるトラブルについて

○最も多いコピー機の故障の原因と対策
コピー機はオフィスだけでなく家庭でも使われる非常に便利な周辺機器ですよね。コピー機能だけでなくスキャン機能やファクシミリ機能なども持ち合わせた複合機もあり、一家に一台あれば大抵のことは片付いてしまう優れものです。ですが、コピー機は当然故障するもの。買ってすぐにコピー機が故障したなんてことを避けるために原因と対策をご紹介します。
最も多いともいえるコピー機の故障原因は紙詰まりです。紙詰まり程度でと思うかもしれませんが、なんでも些細なことをきっかけに破綻してしまうことは多いですよね。同様に紙詰まり程度の些細なことでコピー機も故障してしまうのです。というのも、紙詰まりを適切な方法で対処していないからです。紙詰まりを対処するときのポイントを紹介しますが、その前に紙詰まりを自分で直すのは自己責任のため、難しいと感じた時点ですぐに業者に対処してもらってくださいね。紙詰まりの対処はとにかく優しくすること!詰まる場所によっては簡単に取り出せそうに見えますが、強く引っ張る行為は厳禁です。強く引っ張り紙が破れるとさらに詰まることになります。コピー機は精密機械であることを忘れずに焦る気持ちを抑えて、優しく丁寧すぎるくらいに扱いましょう。

○コピー機の故障ではないトラブル
コピー機に関するトラブルではコピー機の故障でない場合もあります。使い方によってはパソコンに接続して、パソコンに表示されているものを印刷するでしょうが、その際パソコンが認識されない時があります。そういったときにはまず接続に使っている線を見てみましょう。きちんと繋がっていますか、断線は起こしていませんか。これらが起きている場合はしっかりと繋げる、線を変えることで解決するでしょう。パソコンやコピー機の故障は、慌てずに原因を突き止めて対処をするのが適切な扱い方です。

○コピー機の故障を個人で解決できない場合は無理しない
紙詰まり、インク切れ、断線など、数あるコピー機のトラブルは自分で対処すると自己責任のものがほとんど、無理やりに解決して後々コピー機が故障してしまってからではなんの保障もないのです。修理ではどうにもならずに、買い替えが必要になることにもなりかねません。わからないことを調べて解決するのも大切なことですが、難しいものは素直に業者に頼ってしまう方がリスクは低くなります。