コピー機の保守契約を生かす

【もしも保守契約が無かったら】
今は電子データも普及していますが、それでも紙媒体のデータは無くなっていません。その紙媒体のデータを生み出すのに欠かせないのがコピー機です。今でも多くのオフィスには業務用のコピー機が置かれていることでしょう。
しかし、コピー機も使い続けていれば故障する事はあります。そうなれば、日々の業務に支障が出ることもあるでしょう。当然修理費用もかかりますし、その額は10万円以上という高額になることもあります。
その備えとして、保守契約があるのです。万が一故障しても修理費用を抑えたり、迅速に修理を行ったりするためには欠かせません。そんな保守契約にも幾つかの種類がありますので、その中でも有名なものをご紹介いたします。

【カウンター保守契約とは】
保守契約の中でも、最も選択されているのがカウンター保守契約です。この保守契約の特徴は、コピー一枚ごとに使用料(カウンター料金)がかかるということです。そのため、印刷枚数が多いほどカウンター料金が加算されることになります。その反面、トナーや修理費が無料というメリットがありますし、突発的に高額な修理費用を請求されるということもありません。ただし印刷枚数や契約内容によっては割高になってしまう事があるため、費用を抑えるためには事前のお見積りが必要になるでしょう。

【スポット保守契約とは】
カウンター保守契約と対を成すのが、スポット保守契約です。こちらは、毎月のカウンター料金などは発生しませんし、もしも一度も故障しなければ、修理費用はゼロです。しかしトナーも修理費は必要ですし、故障内容によっては唐突に大きな出費を強いられる事があります。短期間の使用、もしくは大きな故障と同時にコピー機を手放す場合などは、こちらの方が適している事があります。
他にも保守契約はあり、状況に応じてどれを選択するのか考える必要があります。最もメジャーなカウンター保守契約が結ばれる事も多いですが、必ずしもこの保守契約が最も優れているとは言い切れません。損をしないためにも、コピー機の修理業者と一度相談されてはいかがでしょうか。

トナーの取扱に要注意

トナーって何で出来てるの?
トナーはレーザープリンタやコピー機で利用される粉で、インクジェットプリンタのインクのようなものです。
トナーは非常に細かいプラスチックの粉末に顔料や黒煙などが付着されたもので、静電気と熱により紙に対して定着させる仕組みを取っており、インクジェットプリンタのような、紙にインクが滲むような現象が起きません。

トナーカートリッジについて
トナーは、通常カートリッジに詰められた状態で供給されています。トナーが切れた場合はトナーカートリッジごと差し替えることで再び印刷可能になりますが、これらは開封することが出来ません。なぜならトナーは大変細かい粉末なので、万が一カートリッジ外部に漏れると収集がつけられない自体になってしまいます。空気中に漂い人の肺に入ることは考えられますが、健康上のリスクはないと言われているものの、やはり不安なものですし、万が一空気中に充満したまま、火花や炎に引火すると爆発的に燃焼する粉塵爆発の危険があります。

再生トナーについて
トナーカートリッジは通常、メーカーごとに回収を行なっています。しかしこのカートリッジを全く別のメーカーが回収し、自社でトナーを充填し格安で販売しているものがあります。リサイクルトナーとも言われていますが、純正品に比べるとかなり安価なので好んで使われる場合もあるようです。
しかし、純正品ではないので、万が一トラブルが起きた場合の保証など、特に本体側の故障などの保証が効かなくなる場合があるので、自己責任での使用が必要になることは覚悟しておかなければいけません。

たかが紙詰まり。されど紙詰まり。

大したことのないトラブルに思えますが・・・
コピー機の紙詰まりにお悩みの方は多いと思いますが、一時的なもの、些細なトラブルだと思って放置している場合もあるようですが、もし可能なら早めに修理の依頼を出されるのがおすすめです。なぜなら、その大したことのないトラブルだと思っていた紙詰まりが、実は業務効率に多大な影響を与えている可能性があるからです。
例えば、毎日100枚の書類のコピーをするために、毎回5分程度紙詰まりの対応をしていたらどうでしょうか。1回は5分かもしれませんが月に20日と考えたら100分以上損をしています。これが社員の数だけ発生しているとしたら、こんなにもったいないことはありません。

紙詰まりの原因は?
紙詰まりの原因には、気候、紙の種類、コピー機自体の問題の3つに大別することができます。まず気候ですが、湿気が多い時は紙同士がくっつきやすいので、どうしても紙詰まりが起きやすいと言われています。また、紙の種類については購入したコピー用紙が紙詰まりしやすいもの、ということが考えられるためです。いずれにしても、紙をセットする際に紙をさばく(バラバラとめくっておく)と紙詰まりを起こしにくくなるとも言われています。また、純正品のコピー用紙を使用すると紙詰まりをしにくいというケースも有るようです。
しかしコピー機自体の問題だとしたら、問題は少し複雑です。コピー機の中には紙を送るためのローラーが多数設置されていますが、これらのどれかが故障していたり、劣化していると紙詰まりを起こしやすくなってしまいます。

早めの対処が必要不可欠です
コピー機を管理されている方は、出来れば紙詰まりが頻発しているのなら早めにコピー機修理の専門業者にご依頼されることをおすすめします。ついでにその他の部分の修理をお願いしておけば、今までの不調がウソのようにスムーズにコピー機が使えることもあります。今後のことを考え、検討しておくと良いでしょう。

これからも活躍するコピー機

まだまだ現役のコピー機
インターネットやコンピューターの発達が目覚しく、今まで膨大な紙媒体を使ってやっていた作業も、ディスプレイの中だけで済むことが多くなってきました。乗り物や映画などの予約チケットも、わざわざ印刷して行かなくても、ICカードやスマートフォンでOKな所も増えてきています。こんな時代ですから、紙を複写するコピー機なんて活躍の場がなくなってきているのでは・・・・・・と思ってしまいますが、意外にもコピー機はまだまだ現役で頑張っています。

チェックや打合せは紙で
企業によっては、パソコンやタブレットで作業確認をしたり、会議をしたりするところもあるかもしれませんが、未だ、紙で出力してチェックや打合せを行う企業が多数派です。全体を眺めることでおかしい場所に気付くことがあったり、打合せをしながら付け足し・削除を書き込めるという点で、紙媒体のメリットもあるからです。こうした紙媒体のチェックや打合せには、何部も複製を作れるコピー機が便利です。手を加えた資料をその場でコピーして皆に配布することもできます。

コピー機は精密機器
そんな便利なコピー機も実際は精密な機器。紙を給排紙したり、インクを紙に印刷するのに多くの部品が作動します。消耗品もあれば摩耗で劣化していくものもあるので、時間と共に不具合が出るのは否めません。しかし定期的にメンテナンスを行い、早めに修理等を行えば、長年に渡って使うことのできる機器でもあります。簡単な交換作業なら良いですが、内部のメンテナンスや清掃・修理などはコピー機修理業者に依頼することをお勧めします。

コピー機のトラブルについて

業務に欠かせないコピー機

紙を減らそうという運動が起こっていますが、何かと仕事では紙を使います。資料の印刷であったり、書類の印刷であったりとなかなか減ることはありません。どの仕事場でもコピー機は欠かせないものとなっています。そのためにコピー機に不調が起きてしまったら、すぐにでもコピー機の修理を頼みたいものです。そうでなければ仕事ができないのですから。

精密機械であるコピー機

コピー機は精密機械です。また電力を使うので、何か問題が発生した時に知識のない人がコピー機の修理をしようと故障の原因を探るために分解をしてしまうのは危ないので止めましょう。細かい部品などは取り扱いに注意しないといけませんし、印刷物のデータの信号を紙の上の画像に変換する感光体に素人が触れてしまうとコピー機の修理どころの問題ではなくなってしまいます。印刷ができなくなってしまうかもしれません。コピー機を修理しようとして壊してしまってはどうしようもありません。

知識のある業者に任せましょう

紙詰まり程度でしたら、内部の機械の不調でなければ自分たちでコピー機の修理をすることができます。紙が折れていないか、ローラーは汚れていないかくらいの確認であれば機械の修理をしないので知識がなくても大丈夫です。これ以上のトラブルが発生した際には、コピー機の修理はやはり業者に依頼した方が早く済むと思われます。コピー機が修理されないと仕事が進まない職場が多いので、なるべく早めにコピー機を修理して仕事を効率的に進めましょう。

長く使うことによって壊れる?

オフィスに欠かせないコピー機
オフィスにはコピー機が欠かせませんよね。オフィスでは、コピー機を毎日動かして、たくさんの書類をコピーし続けているわけですが、そんなコピー機も突然故障してしまうことがあります。一度コピー機を導入したら、長く使いたいもので、長期間、同じコピー機を毎日使っていると、それが故障の原因となってしまうこともあります。コピー機が壊れたら、困りますし、コピー機を修理するのは難しいです。
コピー機の故障
故障の例として、印字ができない・紙が詰まってしまう・印刷したら線が入るということがありますが、故障の原因は、長く使うことによって部品が消耗・寿命を迎えたことによる場合があります。部品が消耗からの不具合の場合、コピー機の修理を行うならば、消耗した部品を交換することが必要ですね。
コピー機の修理
コピー機に異常が起きた場合、コピー機の修理は、コピー機修理の専門業者に依頼するのが良いでしょう。自分でなんとかしようと思っても、コピー機の修理は難しいもので、下手に触ってしまうと、余計な故障の原因となることもあります。コピー機修理の専門業者では、コピー機の修理のほか、コピー機のメンテナンスを請け負ってもらえることもあり、日頃から故障に備え、もし故障してしまった場合は、コピー機を修理してもらうことができます。コピー機の故障を防ぐには、コピー機を複数台設置するなど、過度な不可をコピー機にかけないようにすることが重要ではないでしょうか。それでも故障はさけられないので、その場合はコピー機の修理が必要ですね。

コピー機修理は早い方が良いでしょう

汚れた印刷紙

コピー機は企業にとって無くてはならないもの。ですので、そんなコピー機が故障してしまうと、大変困ってしまうと思います。
また、故障まではいかなくても、調子が悪いことがある場合も多いのではないでしょうか?
例えば、紙についた小さな黒点。印刷する前はついてなかったのに、コピー機で印刷した後、小さな黒点がたくさんついていたなんてことは珍しくありません。社内でのミーティングで使う印刷紙ならまだしも、取引先で必要な場合そうはいかないですよね? 相手がこちらに対して悪い印象を持ってしまいますから。スキャンした印刷紙をペイントの消しゴムで消すのと同じことが出来ればいいのですが、そういうわけにはいかないので、困ったものです。こういったことも、コピー機修理の専門業者に依頼した方が良いと思います。

コピー機の故障は色々

ちなみに、コピー機が故障する原因は色々あります。中には自分で直すことが出来る場合もありますが、どうしても直しようがない場合もあるのではないでしょうか? そうなった時は、長い時間掛けて自分で直そうとするよりも、専門業者にコピー機修理をお願いした方が、ムダな時間を減らすことが出来ると思います。

よく選びましょう

せっかく壊れたコピー機の修理をお願いしたのですから、専門業者にはしっかりとコピー機を直してもらう方がいいに決まってますよね。でも、専門業者にコピー機修理をお願いする時は一社だけではなく、複数の専門業者にお願いされた方が、コピー機が直る確率は高くなると思います。

信頼出来る業者と関係を築きましょう

コピー機の修理
パソコンやパソコンの周辺機器がすっかり普及してきて、作業の多くをそれらだけで完結することも増えてきました。それでもオフィスには必ず1台はコピー機があるものですね。どれだけデジタル化によって作業が簡略化しても「資料を何部も複製する」「書籍の一部を拡大したい」などという時には、やはりコピー機が便利で役立ちます。そんなコピー機を長持ちさせるためには、時々メンテナンスをするようにしましょう。

コピー機修理のトラブル
コピー機の調子が悪く、いざ修理に出そうとした時に、よく起きるトラブルがあります。それは消耗品の交換、最も多いのが「インクトナー」の交換トラブルです。インクトナーは消耗品で、定期的に買って交換する必要がありますが、本来、コピー機をリースなり購入して使う場合に入っている純正のインクトナーよりも、汎用性のインクトナーの方が安いことがほとんどなのです。そのため、純正ではなく汎用のインクトナーを利用する人も少なくなく、いざ交換しようとした際に「純正でないので対応できない」「汎用を使ったために故障した」などと言われることも少なくありません。

コピー機修理は信頼出来る業者に
このようなトラブルを防ぐためには、長い付き合いが出来る業者との関係を築くことです。いい関係が出来れば、突然の修理にも柔軟に対応してくれますし、純正のインクトナーも格安で手に入れることも出来ます。料金だけでなく、業者の実績や信頼度も評価して決めましょう。

コピー機を大切に使うには

毎日使うからこそ大切に

オフィスではもちろん、日常のいろいろな場面で利用するコピー機。とても便利なものですが、だからこそ急に故障した、なんてことになるとさまざまな業務がストップしてしまうことにもなり得る、毎日の生活に無くてはならないものですよね。そのようなものですから、いざコピー機の修理が必要、もしくは新しく買い替えなければならないとなると、多大なコストがかかってしまうことになります。日々大切に使うことを心がけていきたいものですね。

長く使い続ける工夫

ひとつのコピー機を長く使い続けるとやはりそれだけ負荷が集中することになりますので、印刷をする月間の利用頻度が5000枚以上と非常に多い場合、初めから複数台のコピー機を導入することはひとつの有効な手段といえます。導入時のコストはかかりますが、維持費などの面で長期的に考慮すると、結果的にはコストパフォーマンスが高くなるといえるでしょう。

定期メンテナンスが重要

このように工夫をしながら使っていても、やはりコピー機を修理しなければならない機会は訪れるもの。そのようなコピー機の故障が起こる前に、それらを未然に防ぐことが大切になってきます。そのためには、やはり日ごろの定期的なメンテナンスを行なっているかどうかが必須となります。ですので、ご自分が使用されているメーカーに対応している専門業者を事前に探しておき、コピー機の修理だけでなく定期的な点検を行なってもらうようにしておくと安心でしょう。

コピー機の修理は専門業者に頼みましょう。

コピー機の修理ですが、慣れている方は自分で直そうとされる傾向にあるようです。しかし、安易にコピー機の修理をしようとすると、思わぬ所で作業を間違える可能性があります。
また、困ったことに、作業を間違えたことに気が付くことも稀なので、また違う箇所が故障してから、初めて気が付くということが少なくありません。それでは、コピー機が故障して時はどのように対応すれば良いのでしょうか。
故障したコピー機の会社に修理を頼むことがベストであると言えますが、実際には、呼んですぐに来てくれる会社は少ないです。しかも、コピー機が故障した時は緊急を有する場合が多いにも関わらず、現状として駆けつけても業者が来てくれるのは翌日であったり、ひどい時には
翌週、というように伸びていってしまうことも多くあります。そうした時に、近くでコピー機の修理をしてくれる業者があれば、そちらにお願いしたいところですよね。いかがでしょうか。
実際には、コピー機の修理とは、簡単そうに見えて、そう簡単に出来るものではないことが多いので、専門知識のあるコピー機の修理業者に任せることが1番ですし、なによりも、コピー機の修理には間違えると、ひどい場合には、買い替えなければならない危険性もあるので、ぜひ、そこは間違いの起こらないよう、コピー機の修理業者に頼むようにしましょう。
そして、近くのコピー機の修理業者に頼むとしても、どこがいいかわかりませんし、また、どの業者が比較して信頼できるのか、分かりにくいですよね。そこで、信頼できるコピー機の修理業者に依頼するために、コピー機の修理業者を専門に比較している口コミサイトや比較サイトを利用してみましょう。
そうすることで、どのコピー機の修理業者が信頼できるのか分かるようになります。
ぜひ、そのようなサイトを活用して、もっとも自分にあったコピー機の修理業者に、コピー機の修理を依頼しましょう。